Cloudsoftware maakt komaf met versnipperde administratie

Offertes opmaken, planningen voortdurend aanpassen door regen, afwezigheden of onverwachte wijzigingen, werkuren registreren, materialen bestellen, facturen versturen… Het hoort er allemaal bij. Daar komt bij dat de administratie vaak versnipperd zit over Excel- en Wordbestanden, papieren werkbonnen en losse documenten. Om daarmee te helpen, is het aangewezen om te opteren voor administratieve software. Dergelijke programma’s werken in de cloud, dus de data die worden ingegeven zijn automatisch overal beschikbaar. En afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, kan de software volledig op uw noden worden afgestemd.

Josefien De Bock - 2 september 2026

Waarom overstappen op software?

Tegenwoordig worden marges steeds krapper, worden deadlines steeds belangrijker en worden klanten veeleisender. Daarnaast is het steeds moeilijker om personeel te vinden en te houden. Het is dan ook belangrijk om uw financiële middelen goed in te zetten en uw kosten goed te bewaken. Onder meer een heldere communicatie en een vlotte uitwisseling van informatie dragen daartoe bij. Dat alles kan met administratieve software. In wat volgt gaan we dieper in op de belangrijkste voordelen.

Overzicht bewaren

Aangezien alle gegevens gecentraliseerd worden in een cloudomgeving, is het veel gemakkelijker om het overzicht te bewaren:

• De statusopvolging van een bepaalde job verloopt doorgaans gemakkelijker, want in de software wordt snel duidelijk of een klant al is geholpen.
• Prioritaire taken worden extra geaccentueerd en vallen daardoor meteen op.
• Documenten die op de werf moeten worden ingevuld, kunnen door hun digitale aard niet langer verloren gaan tussen het werfmateriaal, wat met bijvoorbeeld een papieren werkbon wel kan gebeuren.
• Alle items die op de werf worden gebruikt, kunnen meteen in het systeem worden ingevoerd. Ze worden daardoor niet langer over het hoofd gezien bij de facturatie.

Over het algemeen levert werken met software een tijdsbesparing van iets meer dan 30% op

Minder papierwerk, meer tijdwinst

Administratieve software verzamelt alle gegevens in de cloud, zodat ze maar één keer moeten worden ingegeven. Wanneer die later opnieuw nodig zijn – bijvoorbeeld voor een offerte en factuur – worden de klantengegevens automatisch uit het systeem overgenomen. Dat verkleint de kans op fouten, net als het feit dat gegevens meteen digitaal worden ingevoerd. De papieren rompslomp verdwijnt en daarmee ook het risico dat documenten verloren gaan of gegevens achteraf nog handmatig moeten worden overgetypt.

Ook het uitwisselen van gegevens en documenten verloopt vlotter in de cloud.  Het gaat dan niet alleen over de communicatie tussen de verschillende werknemers binnen een bedrijf – bijvoorbeeld vanop de werf naar de kantooromgeving – maar ook over de uitwisseling van documenten met klanten en de boekhouder. Dat efficiënter werken heeft natuurlijk heel wat tijdwinst tot gevolg. Over het algemeen levert werken met software een tijdsbesparing van iets meer dan 30% op.

Grip op de cijfers

Veel groenbedrijven weten hoeveel werk er op de planning staat, maar hebben minder zicht op wat een opdracht uiteindelijk oplevert. Door offertes, werkuren, materiaalverbruik en facturen aan elkaar te koppelen, wordt sneller duidelijk waar de werkelijke uitvoering afwijkt van de oorspronkelijke inschatting. Meer uren dan voorzien, een hoger materiaalverbruik of een lagere marge komen daardoor eerder aan het licht.

Dat geeft ruimte om tijdens een opdracht bij te sturen. Wanneer de uren oplopen, kan de planning worden aangepast of kan de inzet van medewerkers en machines worden herbekeken. De eindfactuur hoeft dan niet het eerste moment te zijn waarop duidelijk wordt dat een opdracht minder rendabel uitvalt dan verwacht. 

Professionaliteit

Door te werken met software straalt een bedrijf tevens meer professionaliteit uit. Offertes zien er niet alleen meer verzorgd (en dus ook professioneler) uit, ze kunnen ook sneller worden verstuurd. Dat wekt vertrouwen en vergroot de kans dat de offerte effectief wordt gekozen.

Mogelijkheden zijn legio

Van basic tot pro

Softwareontwikkelaars voorzien verschillende pakketten en formules, gaande van basissoftware tot een uitgebreid pakket voor grote ondernemingen, die steeds zijn afgestemd op de omvang en werking van het bedrijf in kwestie. Die kunnen doorgaans later nog worden uitgebreid met extra gebruikers, modules of koppelingen met bijvoorbeeld de boekhouding of een CRM. Ook een specifieke functionaliteit kan achteraf nog aan het softwarepakket worden toegevoegd. De software wordt in het merendeel van de gevallen aangeboden in een abonnementformule. Op die manier zijn alle updates en nieuwe versies steeds beschikbaar.

Verschillende modules

Afhankelijk van de specifieke noden van een bedrijf kunnen verschillende modules worden opgenomen in de software. Enkele modules die sowieso worden voorzien, zijn offertes, calculatie, projectbeheer, vorderingen, mobiele werkbon, facturen (aan- en verkoop), planningstool, artikelbeheer … Die kunnen ook op zo’n manier met elkaar worden verbonden dat het bedrijfsproces van offerte tot factuur volledig wordt geautomatiseerd. De communicatie tussen de functionaliteiten zorgt er tevens voor dat de gebruiker een beter overzicht krijgt van de project- en bedrijfsresultaten.

Indien gewenst, kunnen natuurlijk nog andere modules worden toegevoegd, bijvoorbeeld:

• Een plantenlijst, met de prijzen en correcte benaming van meer dan 16.000 planten.
• Een module ‘onderhoud’ waarin alle periodieke onderhoudswerken automatisch worden bijgehouden.
• Een relatiemodule, waarin per klant in een oogopslag duidelijk wordt of er nog zaken moeten worden opgevolgd, of er nog facturen openstaan, of er nog hangende offertes zijn, enz.
• Om het e-mailverkeer overzichtelijk te houden, kan een module worden geïntegreerd die e-mails en bijlagen automatisch toewijst aan de juiste klant en/of het juiste project.
• Ofwel beschikt de software zelf over een module om de boekhouding te doen, ofwel kan er een functie worden voorzien waardoor de aankoop- en verkoopfacturen digitaal worden uitgewisseld met de boekhouder. Die keuze is volledig afhankelijk van de methode die de gebruiker verkiest.
• Sommige software beschikt over AI die wordt ingezet om voorspellende rapportages te maken. Op basis van informatie uit het verleden geeft de software mogelijke knelpunten in de toekomst en komende projecten aan.

Op meerdere apparaten

Aangezien de gegevens uit de software in de cloud worden bewaard, is eigenlijk enkel een internetverbinding vereist om ze te kunnen raadplegen en/of aanpassen. De software is dan ook toegankelijk op computer, laptop, tablet en smartphone. De synchronisatie met de cloud gebeurt meteen, dus nieuwe gegevens zijn ook meteen up-to-date op andere apparaten.
Caption

Eerst de basis, daarna de rest 

De verleiding is vaak groot om meteen voor het meest uitgebreide softwarepakket te kiezen. Toch is dat niet altijd de beste aanpak. Want hoe meer functies je in één keer invoert, hoe groter de kans dat medewerkers afhaken of slechts een beperkt deel van de vele mogelijkheden gaan gebruiken. Vertrek daarom vanuit de dagelijkse praktijk. Welke taken nemen het meeste tijd in beslag? Waar sluipen de meeste fouten in? En welke informatie wil je sneller kunnen terugvinden? 

Voor veel groenbedrijven werkt zo’n gefaseerde aanpak het best. Start bijvoorbeeld met offertes, planning en werkbonnen. Zodra die vlot ingeburgerd zijn, kun je geleidelijk extra modules toevoegen. Zo groeit de software mee met het bedrijf, in plaats van omgekeerd. 

BRENG NODEN IN KAART
De keuze voor administratieve software hangt samen met de omvang en werking van een onderneming. De softwareontwikkelaar brengt daarom eerst de noden van het bedrijf in kaart en adviseert vervolgens welke modules daar het best bij aansluiten. Niet elk bedrijf heeft immers dezelfde functionaliteiten nodig.

Ondersteuning door softwareontwikkelaar

Opleiding

De software is doorgaans herkenbaar en intuïtief opgebouwd, waardoor gebruikers er snel mee aan de slag kunnen. Toch blijft een goede opleiding bij de start belangrijk. Bij de ingebruikname worden daarom enkele halve of volledige dagen voorzien om de basisfunctionaliteiten toe te lichten en gebruikers vertrouwd te maken met de werkwijze. Voor specifieke onderdelen kan later nog een bijkomende opleiding worden gevolgd. Kmo's kunnen hiervoor, afhankelijk van de voorwaarden, een deel van de kosten recupereren via de kmo-portefeuille.

Begeleiding

Ook de overstap naar een nieuw softwarepakket vraagt de nodige begeleiding. Een consultant kan bijvoorbeeld helpen om gegevens uit het bestaande pakket over te zetten naar de nieuwe software. Ook na de ingebruikname blijft ondersteuning beschikbaar. Afhankelijk van de softwareontwikkelaar kan dat telefonisch, via e-mail of chat, zodat vragen en technische problemen snel kunnen worden behandeld.

Met medewerking van Bouwsoft, LuNaCalculatie, InfoGroen Software B.V., Exact en Prixo