Lokale besturen en architecten: partners in een vlot voortraject bij stedenbouwkundige projecten
Wanneer er wordt gebouwd of verbouwd is vaak een omgevingsvergunning nodig. Zeker bij complexere aanvragen is er voorafgaand aan het indienen van die aanvraag contact tussen de stedenbouwkundige dienst van de gemeente en de architect als belangenbehartiger van de initiatiefnemer. Doordat vooraf de regelgeving kan worden toegelicht, de randvoorwaarden van het project kunnen worden meegegeven of het idee van het concept aan de gemeente kan worden toegelicht, is er meer kans dat later vlot een vergunning wordt verkregen. Omdat zowel gemeenten als architecten belang hebben bij een goed lopend voortraject, stelden de koepelverenigingen VVSG, NAV, BVA en de Orde van Architecten een charter op over hoe het ideale voortraject eruitziet.
Dit ideale voortraject wordt gedefinieerd aan de hand van vijf concrete engagementen die de samenwerking tussen lokale besturen, architecten en vastgoedprofessionals ten goede komen:
- Communicatie over ruimtelijke regelgeving en projecten: De benodigde informatie wordt actief uitgewisseld, opgezocht en/of vlot vindbaar gemaakt.
- Respect voor ieders rol: De betrokken partijen stellen heldere vragen en geven duidelijke antwoorden, gericht op oplossingen.
- Goed voorbereid aan de slag: Door de regelgeving inzichtelijk te maken en dossiers volledig samen te stellen, kan vlot en correct worden samengewerkt.
- Communicatie op maat van het project en de vraag: Voor elke vraag wordt het meest geschikte kanaal gebruikt.
- Een transparante dialoog binnen de voorbespreking: Een voorbespreking op basis van een goed idee of ontwerp kan tijdverlies voor gemeenten en architecten voorkomen. Na afloop van een voorbespreking worden vervolgafspraken vastgelegd.
Gemeenten en architecten of anderen die vergunningen aanvragen, kunnen aan de hand van dit Charter nagaan op welke punten het voortraject kan worden verbeterd. Daarbij kan het zowel gaan om een relatief simpele informatievraag als het doorspreken van een groter bouwproject.
Gemeentelijke personeelsleden, politici en architecten worden uitgenodigd om het charter door te nemen en na te gaan of de bestaande werkwijze verbeterd kan worden. Luc Kupers, lid van de Raad van Bestuur van de VVSG en adjunct-algemeen directeur van de Stad Gent: “Op veel stedenbouwkundige diensten is het ontzettend druk, wat een degelijk voortraject des te belangrijker maakt. Duidelijke verwachtingen en afspraken aan beide zijden maken een efficiënte samenwerking mogelijk voor kwalitatieve projecten op ruimtelijk geschikte locaties. Het charter creëert een behapbaar kader om hier werk van te maken.” Het eigenlijke protocol kan je lezen op www.bouwenaandialoog.be.
De Stad Gent gaat nog een stapje verder: het charter resulteerde daar al in een concreet engagement om onder andere de termijnen vast te leggen waarbinnen advies wordt gegeven of overleg te organiseren. Via dit afsprakenkader willen de betrokken architecten, hun beroepsverenigingen en Orde en het stadsbestuur komen tot een hogere procesefficiëntie en de best mogelijke ruimtelijke kwaliteit.
